Bewirtungsbeleg Vorlage: Kostenlos als PDF, Word, Pages und Excel (2026)

Du hast mit einem Kunden, deinem Team oder einem Geschäftspartner gegessen und willst die Kosten absetzen?

Dann brauchst du eine saubere Bewirtungsbeleg Vorlage, die alle Pflichtangaben abdeckt und beim Finanzamt durchgeht. Die meisten Vorlagen im Netz sehen auf den ersten Blick gleich aus, aber sie unterscheiden sich drastisch darin, ob sie eine Betriebsprüfung überstehen.

In diesem Artikel bekommst du unsere geprüfte Vorlage zum Download (PDF, Word, Pages und Excel), eine Checkliste, an der du jede Vorlage messen kannst, und die Antworten auf die Fragen, die dir sonst niemand beantwortet.

Inhalt

• Bewirtungsbeleg Vorlage herunterladen
• Pflichtangaben: Was auf die Vorlage gehört
• Checkliste: Besteht deine Vorlage die Betriebsprüfung?
• Handschriftlich oder maschinell? Der Vorlage-Mythos
• So füllst du die Vorlage Schritt für Schritt aus
• TSE-Bon und Vorlage: das Duo, das zusammengehört
• Die häufigsten Fehler beim Ausfüllen
• Häufig gestellte Fragen

Bewirtungsbeleg Vorlage herunterladen

Lade dir unsere kostenlose Bewirtungsbeleg Vorlage herunter. Sie ist finanzamtsicher aufgebaut und enthält alle Pflichtangaben nach §4 Abs. 5 Nr. 2 EStG.

Vorlagen im Überblick:

• PDF-Vorlage: Zum Ausdrucken und per Hand ausfüllen. Ideal direkt am Tisch im Restaurant.
• Word / Excel / Pages-Vorlage: Zum digitalen Ausfüllen am Rechner. Danach speichern oder drucken.
• BelegFix App: Bon fotografieren, Felder werden automatisch befüllt. Kein Ausdrucken, kein Abtippen.

Die Vorlage deckt bis zu 8 Teilnehmer ab, hat klare Felder für alle Pflichtangaben und fragt ab, ob es sich um eine interne oder externe Bewirtung handelt. Das ist der entscheidende Punkt, denn davon hängt ab, ob 70 Prozent (externe Gäste) oder 100 Prozent (nur Mitarbeiter) abzugsfähig sind. Die meisten kostenlosen Vorlagen im Netz unterscheiden das nicht.

Pflichtangaben: Was auf die Vorlage gehört

Das Finanzamt hat klare Anforderungen, was auf einem Bewirtungsbeleg stehen muss. Fehlt eine Angabe, ist der Abzug in Gefahr. Die folgenden Felder sind Pflicht:

• Ort der Bewirtung: Name und Anschrift des Restaurants
• Tag der Bewirtung: Das konkrete Datum, nicht nur der Monat
• Teilnehmer: Alle Anwesenden namentlich, auch du selbst
• Anlass der Bewirtung: Konkret, kein "Geschäftsessen", sondern zum Beispiel "Projektabstimmung Webseite-Relaunch Kunde Müller"
• Höhe der Aufwendungen: Bruttobetrag, am besten aufgeschlüsselt nach Speisen und Getränken
• Trinkgeld: Separat ausweisen, falls nicht auf der Rechnung vermerkt
• Unterschrift: Der bewirtenden Person, mit Datum und Ort der Unterschrift

Wichtig: Die Vorlage selbst ersetzt nicht die Restaurant-Rechnung. Du brauchst immer beides zusammen.

Checkliste: Besteht deine Vorlage die Betriebsprüfung?

Wir haben uns sieben der meistgeklickten kostenlosen Vorlagen im Netz angeschaut und sie gegen die aktuellen Anforderungen geprüft. Das Ergebnis: Vier davon haben mindestens ein Feld weggelassen, das bei einer Betriebsprüfung zum Problem wird.

Prüfe jede Vorlage (auch unsere) gegen diese 12 Kriterien, bevor du sie nutzt:

1. Hat die Vorlage ein Feld für den vollständigen Anlass mit mindestens zwei Zeilen Platz?
2. Gibt es ein Feld für alle Teilnehmer einzeln, nicht nur eine Sammel-Zeile?
3. Ist der Bruttobetrag klar ausgewiesen?
4. Gibt es ein separates Feld für Trinkgeld?
5. Ist Ort und Datum der Unterschrift vorgesehen (nicht nur die Unterschrift allein)?
6. Wird die Zuordnung zum Kassenbon klar gemacht (z.B. Bon-Datum, Restaurant-Name, Betrag)?
7. Wird zwischen interner und externer Bewirtung unterschieden (100 Prozent vs. 70 Prozent abzugsfähig)?
8. Gibt es Platz für die Berufsbezeichnung oder Firma der Teilnehmer?
9. Ist die Vorlage im Querformat ODER hat sie genug Platz für längere Anlass-Beschreibungen?
10. Steht irgendwo der Hinweis, dass die Rechnung maschinell erstellt sein muss?
11. Sind Felder für ausländische Währung vorgesehen, falls du im Ausland bewirtest?
12. Gibt es ein klares System, um die Vorlage dem richtigen Bon zuzuordnen (z.B. Datum + Betrag notieren)?

Wenn eine Vorlage mehr als drei dieser Punkte nicht abdeckt, such weiter. Eine löchrige Vorlage ist keine Zeitersparnis, sondern ein Risiko.

Handschriftlich oder maschinell? Der Vorlage-Mythos

Das ist der Punkt, an dem 80 Prozent aller User unsicher werden. Die Regel ist aber klar, wenn man sie einmal verstanden hat:

Die Restaurant-Rechnung muss maschinell erstellt sein. Das bedeutet: aus einer registrierten Kasse mit TSE (Technische Sicherheitseinrichtung), gedruckt, nicht handschriftlich. Das steht so im BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021 zur Bewirtungsbeleg-Reform.

Die Vorlage (dein Eigenbeleg) darf handschriftlich ausgefüllt werden. Du darfst mit dem Kugelschreiber Anlass, Teilnehmer und Unterschrift eintragen. Du darfst die Vorlage aber auch digital ausfüllen, das ist Geschmackssache.

Was du nicht darfst: Einen komplett handgeschriebenen Bewirtungsbeleg ohne Restaurant-Rechnung einreichen. Das ist kein Bewirtungsbeleg, sondern ein Eigenbeleg bei verlorener Rechnung, und der ist nur im Ausnahmefall zulässig.

Merksatz: Bon maschinell, Ausfüllzettel handschriftlich oder digital, beides zusammen = fertiger Bewirtungsbeleg.

So füllst du die Vorlage Schritt für Schritt aus

Stell dir vor, du warst gerade mit Frau Müller von der Firma Bauer GmbH essen, um ein neues Projekt zu besprechen. Ihr wart im "Ristorante Bella Italia" in München, die Rechnung beträgt 94,50 Euro plus 5 Euro Trinkgeld.

Schritt 1 - Kopfdaten:

• Ort: Ristorante Bella Italia, Sendlinger Straße 12, 80331 München
• Datum der Bewirtung: 14.04.2026

Schritt 2 - Teilnehmer:

• Thomas Weber (eigene Person, bewirtende Person)
• Anna Müller, Geschäftsführerin Bauer GmbH

Schritt 3 - Anlass: Nicht nur "Geschäftsessen" schreiben. Lieber: "Abstimmung Angebot Webseite-Relaunch, Projektstart Mai 2026."

Schritt 4 - Kosten:

• Speisen und Getränke: 94,50 Euro
• Trinkgeld: 5,00 Euro
• Gesamt: 99,50 Euro

Einen 70/30-Split musst du auf dem Bewirtungsbeleg selbst nicht berechnen - das ist keine Pflichtangabe. Die Aufteilung in abzugsfähig (70 Prozent bei externen Gästen) und nicht abzugsfähig (30 Prozent) passiert erst bei der Buchung, also beim Steuerberater oder in der Buchhaltungssoftware. Was auf dem Beleg zählt: Wer war dabei und war es ein internes (nur Mitarbeiter, 100 Prozent abzugsfähig) oder ein externes Geschäftsessen (mit Kunden oder Partnern, 70 Prozent abzugsfähig)? In unserem Beispiel ist Frau Müller extern, also greift die 70-Prozent-Regel - aber das entscheidet dein Buchhalter, nicht dein Bewirtungsbeleg.

Schritt 5 - Unterschrift: München, 14.04.2026, dein Name, deine Unterschrift.

Die Vorlage heftest du jetzt zusammen mit dem Original-Bon des Restaurants ab. Am besten beides sofort scannen oder fotografieren und in einem Ordner "Bewirtungsbelege 2026" speichern.

TSE-Bon und Vorlage: das Duo, das zusammengehört

Ein Punkt, der in fast keinem Ratgeber sauber erklärt wird: Seit dem 1. Januar 2020 müssen alle Kassensysteme in Deutschland eine TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) haben. Die Kasse druckt die Transaktionsnummer und die TSE-Seriennummer auf den Bon.

Warum das für deine Vorlage wichtig ist:

Wenn diese beiden Nummern auf dem Bon fehlen, kann das Finanzamt den Bon anzweifeln. Du bist als Bewirtungsperson nicht dafür verantwortlich, dass das Restaurant seine Kasse richtig betreibt. Aber: Die Finanzverwaltung erwartet, dass du bei offensichtlich fehlenden TSE-Angaben nachhakst oder den Beleg dokumentierst.

Manche Vorlagen haben deshalb ein Feld "TSE-Transaktionsnummer" zum manuellen Abtippen. Seien wir ehrlich: Das ist realitätsfern. Die TSE-Daten auf einem Kassenbon sind kryptische Zeichenfolgen wie "2024-03-14T19:23

.000Z DE1234567890ABCDEF" - das tippt nach einem Geschäftsessen niemand fehlerfrei ab. Und muss man auch nicht: Es reicht, wenn der Bon aufbewahrt (oder gescannt) wird und klar zugeordnet werden kann, welcher Bon zu welchem Bewirtungsbeleg gehört.

Genau hier spielen digitale Lösungen ihre Stärke aus. BelegFix zum Beispiel speichert das Foto des Bons direkt mit dem Bewirtungsbeleg zusammen - die TSE-Daten sind damit automatisch dokumentiert, ohne dass du irgendetwas abtippen musst.

Details zur Gesetzeslage findest du bei der IHK zur Bewirtungskosten-Dokumentation.

Die häufigsten Fehler beim Ausfüllen

Auch mit der besten Vorlage geht viel schief. Die Top-Fehler, die wir in der Praxis sehen:

1. "Geschäftsessen" als Anlass: Zu unspezifisch. Das Finanzamt will wissen, um welches Projekt oder welchen Kunden es ging.
2. Nur der Kunde als Teilnehmer: Du gehörst auch dazu. Vergiss dich selbst nicht.
3. Trinkgeld nur geschätzt: Ohne Quittung oder Vermerk auf dem Bon ist das Trinkgeld nicht absetzbar.
4. Bon ohne Rechnung über 250 Euro: Bei höheren Beträgen brauchst du eine ordentliche Rechnung mit allen Angaben nach §14 UStG, nicht nur einen Kassenbon.
5. Rechnung handgeschrieben: Passiert in kleinen Lokalen und Imbissen. Das Finanzamt akzeptiert das nicht mehr.
6. Unterschrift vergessen: Ohne deine Unterschrift ist der Eigenbeleg wertlos.
7. Datum der Unterschrift fehlt: Häufiger Klassiker. Muss separat zum Bewirtungsdatum angegeben werden.
8. Nachträglich ausgefüllt aus Erinnerung: Wenn du den Beleg erst Wochen später ausfüllst und nicht mehr weißt, wer dabei war: Problem. Fülle die Vorlage zeitnah aus, idealerweise direkt am Tisch.

Häufig gestellte Fragen

Gibt es eine offizielle Bewirtungsbeleg Vorlage vom Finanzamt?

Nein, das Finanzamt stellt keine eigene Vorlage zur Verfügung. Es gibt lediglich gesetzliche Vorgaben, welche Angaben enthalten sein müssen. Jede Vorlage, die diese Pflichtangaben abdeckt, ist zulässig. Deshalb lohnt es sich, eine geprüfte Vorlage zu nutzen statt irgendeine aus dem Netz.

Darf ich die Bewirtungsbeleg Vorlage auch am Tablet ausfüllen?

Ja, digital ausgefüllte Vorlagen sind zulässig, solange die Datei unveränderbar archiviert wird (GoBD-konform). Eine ausgefüllte Word-Datei als PDF gespeichert und in einem revisionssicheren Ordner ablegen ist der einfachste Weg. Noch einfacher: eine Bewirtungsbeleg-App.

Muss die Vorlage unterschrieben werden?

Ja, die Unterschrift der bewirtenden Person ist Pflicht. Sie bestätigt, dass die Angaben stimmen. Ohne Unterschrift ist der Beleg kein anerkannter Eigenbeleg. Bei digitalen Vorlagen genügt eine elektronische Unterschrift.

Kann ich eine Bewirtungsbeleg Vorlage mehrfach nutzen?

Die Vorlage als Formular ja, aber jede Bewirtung braucht einen eigenen, einzeln ausgefüllten Beleg. Eine Sammel-Liste mit fünf Bewirtungen auf einem Blatt wird vom Finanzamt nicht akzeptiert. Pro Bewirtung ein Beleg, pro Beleg eine Rechnung.

Wie lange muss ich die ausgefüllte Vorlage aufbewahren?

Zehn Jahre. Das gilt für die Vorlage und die dazugehörige Restaurant-Rechnung gleichermaßen. Bei digitalen Belegen reicht die elektronische Archivierung, solange sie GoBD-konform ist. Original-Papier-Belege solltest du zusätzlich scannen und sicher abspeichern, damit du bei verblasster Thermorolle trotzdem den Inhalt hast.

Was ist, wenn ich im Ausland bewirtet habe?

Die Vorlage funktioniert auch für Auslandsbewirtung. Rechne den Betrag in Euro um (Kurs am Tag der Bewirtung) und vermerke die Originalwährung. Eine Übersetzung der ausländischen Rechnung ist nicht Pflicht, aber bei asiatischen oder osteuropäischen Sprachen empfehlenswert.

Gibt es eine Bewirtungsbeleg App, die die Vorlage ersetzt?

Ja. BelegFix scannt den Restaurant-Bon, erkennt alle wichtigen Daten per KI und erzeugt einen kompletten, GoBD-konformen Bewirtungsbeleg. Kein Ausdrucken, kein Handausfüllen, keine fehlenden Felder. Die App ersetzt die Vorlage komplett und spart dir bei regelmäßiger Nutzung mehrere Stunden pro Monat.